Unternehmensweit hohe Qualität
Ausgehend von der bisherigen QM-Dokumentation, die das Qualitätsmanagement des überregional tätigen Anbieters in der ambulanten Krankenpflege und Behindertenhilfe über Jahre aufgebaut hatte, wurden in diesem Kundenprojekt die Konzepte, Verfahrensanweisungen und Formulare aus dem Bereich Pflege in den Effizienz-Lotsen übernommen. Dabei passte sich unser System unter Beibehaltung seiner Grundstruktur und Funktionen flexibel an die bisherige Struktur und Sprache der QM-Dokumentation an, sodass die Übertragung mit vertretbarem Aufwand vonstatten ging.
Um die Funktion des Effizienz-Lotsen als Organisationssystem, das in allen Unternehmensbereichen sinnvoll eingesetzt werden kann, voll auszuschöpfen, wurden im neuen QM-Handbuch ergänzend auch weitere Abläufe aus der Verwaltung beschrieben um nach und nach die gemeinnützige Gesellschaft komplett mit all ihren Prozessen abzubilden. Durch die für alle Bereiche verbindliche Regelung und nachvollziehbare Beschreibung aller Prozesse, welche allen Mitarbeitern durch das neue QM-Handbuch bekannt sind, erreicht unser Kunde sein Ziel, eine einheitlich hohe Qualität seiner Dienstleistungen zu gewährleisten.
Während der Effizienz-Lotse normalerweise papierlos verwendet wird, um sicher zu stellen, dass nur mit aktuellen Dokumenten gearbeitet wird, haben wir in enger Abstimmung mit unserem Kunden eine Speziallösung für eine Druckliste entwickelt. Diese soll auch den Mitarbeitern, die außer Haus tätig sind und damit nicht ständig Zugriff auf das QM-Handbuch haben, Zugang zu den jeweils aktuell geltenden Verfahrensanweisungen und Formblättern geben. Zu den verschiedensten Arbeitsbereichen können individuelle Drucklisten bestehend aus Seiten und PDF-Dateien aus dem QM-Handbuch in frei gewählter Reihenfolge zusammengestellt werden, um den Mitarbeitern vor Ort stets aktuelle, vollständige und richtig sortierte Unterlagen zur Verfügung zu stellen.
Im Zuge der späteren Aktualisierung auf TYPO3 7 wurde das auch für Mobilgeräte optimierte Design des Effizienz-Lotsen ebenso wie die Druckausgaben individualisiert und auf das Corporate Design des Unternehmens angepasst.
Mit der Einführung des Effizienz-Lotsen kann die isb Ambulante Dienste gGmbH, ein Unternehmen bestehend aus einer Geschäftsstelle in Wuppertal und mehreren bundesweiten Zweigstellen, auch eine eventuell später geplante Zertifizierung nach DIN ISO 9001 oder einer anderen Norm jederzeit nachträglich und mit geringem zusätzlichen Aufwand erreichen.
Transparent und einfach
Aufbauend auf Inhalten unseres Mustersystems ergänzten die Mitarbeiter des Projektteams ihren Effizienz-Lotsen um viele weitere Beschreibungen und sorgten damit für mehr Transparenz in den Arbeitsabläufen und Regelungen ihrer Organisation. Da es sich um ein Pilotprojekt handelt, stellt der Verein seine Einzelthemen und Abläufe wiederum als Musterinhalte für den Themenbereich Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit bereit und unterstützt damit künftige Kunden in der Erstellung ihrer Dokumentation.
Einer der größten Vorteile der Nutzung des Effizienz-Lotsen ist, dass die Mitarbeiter des Zentrums für Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit in Südostwestfalen e.V. nicht mehr den aufwändigen Weg über die in Papierform vorhandene Protokollsammlung gehen müssen, sondern stattdessen die verschiedenen Such- und Filterfunktionen nutzen können, um schnell auf die gesuchten Regelungen oder anderen Inhalte zuzugreifen. Zudem wurden im Zuge der Einrichtung alle Vorlagen und anderen Dateien zusammengetragen, auf Aktualität geprüft und bei Bedarf bearbeitet, sodass die jeweils aktuelle Version im Effizienz-Lotsen eingebunden werden konnte. Damit soll sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter nie einen veralteten Stand verwenden und das Unternehmen nach außen ein einheitliches Auftreten zeigt.
Des Weiteren nutzt der Verein für Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit auch die Werkzeuge für Verbesserungsvorschläge und die einfache Aufgabenverwaltung als Ergänzung des Effizienz-Lotsen. Eine eventuell für später geplante Zertifizierung nach DIN ISO 9001 oder einem anderen Zertifizierungssystem kann im Nachhinein mit nur wenig Zusatzaufwand jederzeit abgedeckt werden.
Rezertifiziert mit neuem System
Die praxisgerechte Beschreibung der unternehmensinternen Abläufe und Einzelthemen des Effizienz-Lotsen kennen die Mitarbeiter des Personaldienstleistungsunternehmens bereits aus ihrem bisherigen Handbuch, das vor vier Jahren von unserem Unternehmen entwickelt wurde. Mit der Umstellung auf das technisch verbesserte, auf TYPO3 basierende System wird ihnen die Arbeit damit nun noch einmal erleichtert. Dank der einfachen Nutzung über Web-Browser kann das Handbuch während des gesamten Arbeitstages nebenbei geöffnet bleiben, vielfältige Navigations- und Filtermöglichkeiten erleichtern das Blättern und Suchen.
Neben einer Überarbeitung und Ergänzung einiger Abläufe und Einzelthemen konnte auch die Struktur im Hinblick auf die neuen Navigationsmöglichkeiten noch weiter verbessert werden. Vor allem nutzt das Unternehmen jetzt die Möglichkeit des Effizienz-Lotsen, Zugriffsberechtigungen auf einzelne Seiten und Inhalte genau zu definieren, sodass die Mitarbeiter nicht unnötig viele, sondern nur die für ihren Arbeitsbereich notwendigen Seiten sehen.
Im Zuge der Umstellung wurden auch noch einmal alle Vorlagen und anderen Dateien überprüft, bei Bedarf verbessert und deren Handhabung vereinfacht. Mit dem neuen Effizienz-Lotsen können Dateien viel schneller aktualisiert werden und es ist stets sichergestellt, dass nie ein veralteter Stand verwendet wird. Auch das Verbesserungswesen wickelt das Unternehmen jetzt über das neue Werkzeug für Vorschläge direkt im QM-System ab.
Die Vorbereitung der Rezertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 konnte ohne großen Zusatzaufwand erledigt werden. Das Audit hat das erfolgreiche Personaldienstleistungsunternehmen mit Bravour gemeistert.
Die BERA GmbH hat 9 Niederlassungen in den Regionen Heilbronn-Franken und Thüringen. Den Effizienz-Lotsen setzt der regionale Markt- und Innovationsführer schon seit mehreren Jahren erfolgreich für das Qualitätsmanagement ein.
Stark verbesserte Organisation
Als Pilotprojekt hat die radiologische Praxis mit unserem Organisationssystem Effizienz-Lotse erfolgreich das Qualitätsmanagement eingeführt. Angefangen bei der Sammlung und eindeutigen Beschreibung aller in der Praxis wichtigen Einzelthemen und Abläufe konnte die interne Organisation verbessert werden. Die Zusammenstellung und zentrale, einheitliche Verwaltung der Organisationsmittel und Vorlagen erleichtert nun die tägliche Arbeit mit Dokumenten.
Die Vorbereitung der Zertifizierung wurde ohne großen Zusatzaufwand mithilfe der ISO-Referenz des Effizienz-Lotsen erledigt. Die ISO-Zertifizierung hat die Radiologische Gemeinschaftspraxis im Evangelischen Krankenhaus Lippstadt in Nordrhein-Westfalen kurz darauf erfolgreich bestanden.
Arztpraxis-QM mit Mehrwert
Die Radiologische Gemeinschaftspraxis J. Kaufmann, Dr. med. W. Krück, Dr. med. K. Elsner in Ehingen und Blaubeuren in Baden-Württemberg wollte das Qualitätsmanagement nicht mehr auf dem herkömmlichen, aufwändigen Weg mit Word und PDF dokumentieren, sondern suchte ein leistungsfähiges System, das leicht zu handhaben ist.
Mit der Umstellung auf unseren CMS-basierten Effizienz-Lotsen können sich die Mitarbeiter der radiologischen Gemeinschaftspraxis nun in ihrer QM-Dokumentation wie auf einer Website bewegen. Neben den eigenen bereits vorhandenen QM-Dokumenten nutzte die Praxis die Musterinhalte des Pilotprojekts im Bereich Radiologie, was Ihnen einige Arbeit ersparte.
Eine deutliche Arbeitserleichterung brachte die zentrale Verwaltung der Vorlagen und anderen Hilfsmittel. Vor allem aber hat die gemeinsame, einheitliche Beschreibung der Einzelthemen und Arbeitsabläufe die Praxen an den beiden Standorten Ehingen und Blaubeuren näher zusammenrücken lassen und unnötige Unterschiede aufgehoben. Wo die Vereinheitlichung nicht sinnvoll erschien, wurden die Möglichkeiten des Effizienz-Lotsen genutzt, Abläufe parallel zu beschreiben oder einzelne Abschnitte in Form von Abweichungen darzustellen.
Eine Auswahl unserer Kundenprojekte.
Ausgewählte Kundenprojekte.
